Zarzadzanie subskrypcjami i licencjami
Software Governance
Przedłużone bez zastanowienia subskrypcje bywają jak niechciane prenumeraty magazynu — dostajesz je co miesiąc i płacisz, choć już nikt ich nie czyta. Nasza usługa „Zarządzanie subskrypcjami i licencjami” zamienia taki chaos w przejrzystą księgę, która mówi dwoma językami: finansowym i technicznym. Dzięki temu dział IT nie traci energii na szukanie kluczy, a księgowość nie obawia się faktury-niespodzianki z zielonym logo w rogu.
Pierwszy etap to inwentaryzacja.
Łączymy arkusze, e-maile z potwierdzeniami zakupu i konta w chmurze w jeden rejestr. Automatyczne skanery wykrywają aplikacje zainstalowane lokalnie, przeglądają wtyczki w przeglądarkach i porównują je z listą oficjalnie zatwierdzonych narzędzi. Efekt? Mapa oprogramowania, która pokazuje liczbę aktywnych kont, daty odnowień i rzeczywiste zużycie w godzinach roboczych.
Na tej podstawie tworzymy politykę przydziału.
Role biznesowe dostają zestaw minimalny, power-userzy rozszerzony, a środowiska testowe licencje tymczasowe. Gdy pracownik odchodzi, proces off-boarding automatycznie zwalnia dostęp i przesuwa niewykorzystany token do puli. Żadnego ręcznego klikania, żadnego polowania na hasła.
Następnie uruchamiamy prognozę kosztów.
Algorytm uwzględnia indeksy walut, planowane zatrudnienie i ukryte opłaty za transfer danych. Symulacja wskazuje, jak zmiana planu z miesięcznego na roczny lub migracja do innego dostawcy wpłynie na budżet w skali kwartału. To podstawa dla negocjacji z vendorami — wychodzisz z danymi, nie z przeczuciem.
Rozliczalność to także zgodność.
Raz na kwartał generujemy raport licencyjny pokazujący różnice między zakupionymi uprawnieniami a faktycznym użyciem. Dokument podkreśla potencjalne ryzyka audytowe i proponuje działania naprawcze, więc kontrola producenta nie zamieni się w maraton nerwowych maili.
Całość spina portal samoobsługowy.
Pracownik wnioskuje o nowy program, załączając krótkie uzasadnienie; menedżer zatwierdza jednym kliknięciem, a system przydziela licencję i rezerwuje środki. Zarządzanie staje się procesem kontrolowanym, nie improwizacją.
Trzy warianty.
Usługę oferujemy w trzech wariantach: monitor tylko-odczyt, pełne zarządzanie oraz model hybrydowy, w którym Twoi administratorzy zachowują decyzyjność, a my dbamy o automatykę i raporty. Każdy pakiet zawiera konsultacje kwartalne, podczas których wspólnie oceniamy zwrot z inwestycji i planujemy kolejne optymalizacje. Kontrola licencji staje się cyklem ciągłego doskonalenia, a nie jednorazowym zrywem przed wizytą producenta.
Rezultat?
Średnio o 27% niższy koszt subskrypcji w pierwszym roku i o wiele mniej białego szumu w skrzynkach mailowych. Twoje zespoły otrzymują narzędzia adekwatne do zadań, finanse zyskują przewidywalność, a dział IT może wreszcie zająć się projektami strategicznymi zamiast administrowania arkuszami.
